6 tapaa, joiden avulla teet kaiken to do -listaltasi
Jos maanantaina laatimasi tehtävälista kummittelee koskemattomana vielä torstaina, lue tämä juttu. Asiantuntijan vinkit tekevät sinustakin tehokkaan.
Listojen tekeminen on hyödyllistä: niiden avulla on helppo pitää ajatukset järjestyksessä ja saavuttaa tavoitteet. Ainakin teoriassa. Oikeasti listat jäävät usein kesken tai siirtyvät seuraaville päiville. Tai viikoille.
On myös ihmisiä, jotka saavat listansa valmiiksi silloin, kun oli tarkoitus.
”Listasta on tehtävä sellainen, että se rohkaisee onnistumaan”, sanoo listoista kirjan kirjoittanut Paula Rizzo.
To do -listansa valmiiksi saavilla on muutamia yhteisiä tapoja, joiden avulla he onnistuvat suunnitelmissaan. Rizzo kehottaa muistamaan ainakin nämä:
1. Tunnista työtapasi
On tärkeää, että tiedät, milloin olet parhaimmillasi. Aamuvirkku suunnittelee seuraavan päivän työt jo edellisiltana ja tietää siksi heti herättyään, mistä aloittaa.
Mieti, milloin olet energisimmilläsi ja milloin sinulla on aikaa keskittyä listasi isoimpiin tai tärkeimpiin tehtäviin. Kun ymmärrät, millaisiin tehtäviin kykenet mihinkin aikaan päivästä, voit laatia listan rytmisi mukaan.
2. Ymmärrä, kuinka paljon aikaa tehtävät vaativat
Useimmat piipahtavat työpäivän aikana Facebookissa tai iltapäivälehden sivuilla (tai vaikka täällä KK:ssa). Mutta tiedätkö, kuinka kauan se oikeasti vie aikaa? Saatat kuvitella surffaavasi vartin, vaikka oikeasti vietät netissä yli tunnin.
Ala pitää kirjaa siitä, miten kauan minkäkin tyyppinen työtehtävä kestää. Kirjaa tiedot puhelimeesi tai ota avuksi kynä ja paperi. Kun saat ajat selville, voit kirjoittaa ne listaasi tehtävien viereen. Sitten voitkin laskea, kuinka paljon eri tehtäviä yrität mahduttaa samaan päivään.
On hyvä idea lisätä noin kymmenen prosenttia ylimääräistä aikaa kunkin tehtävän kohdalle: asiat eivät yleensä mene ihan suunnitelman mukaan. Jätä aikaa myös yllättäville tehtäville.
3. Erota päivät toisistaan
Onko tiistaisi täynnä kokouksia ja keskiviikkona tärkeän tehtävän deadline? Silloin et voi olettaa, että ehdit suoriutua tiistaina yhtä monesta tehtävästä kuin hiljaisempana maanantaina. Tee listat sen mukaan, millaisia päiväsi ja aikarajoitteesi ovat. Jätä pitkät listat suosiolla päiviin, jolloin tiedät kalenterissasi olevan vapaita tunteja.
4. Priorisoi tehtävät
Listassasi on todennäköisesti tehtäviä, jotka sinun on ainakin hoidettava, jotta pidät itsesi, työkaverisi ja pomosi tyytyväisenä. Aseta ne etusijalle.
Kun olet saanut ne valmiiksi, jatka vähemmän akuutteihin hommiin hyvällä omallatunnolla.
5. Aloita vauhdikkaasti
Useimpien mielestä listoissa parasta on se, kun sen rivien yli saa vetää viivoja: hoidettu! Suunnittele listasi niin, että laitat ensimmäiseksi pari yksinkertaista tehtävää. Kun voit ruksia jotain yli heti työpäivän alussa, tunnet onnistuneesi. Se motivoi sinua jaksamaan etkä ala vatvoa vielä tekemättömiä tehtäviä.
6. Delegoi ja deletoi
Myönnä pois: listallasi on todennäköisesti asioita, joita sinun ei oikeasti tarvitse tehdä lainkaan. Ne voivat olla turhia tai sopia paremmin jonkun toisen tehtäväksi. Lue listasi tarkkaan ja mieti, mitkä tehtävät voisit siirtää eteenpäin tai poistaa kokonaan. Ajattelet ehkä, että on nopeampaa, jos hoidat kaiken itse. Oikeasti jatkuva kiire tekee sinusta lopulta ärtyneen ihmisen.
Muista myös tarkkailla, onko listoissasi tehtäviä, jotka siirrät kiireen iskiessä aina ensimmäiseksi seuraavalle päivälle. Lopulta ne on kuitenkin saatava valmiiksi, joten päätä niille deadline tai aseta muistutus, jotta varmasti muistat palata niihin myöhemmin.
Lähde: fastcompany.com
