Sampo Sammaliston mukaan kiirettä helpottaa jo se, kun ei avaa sähköpostia ensimmäiseksi aamulla.

"Alamme heti aamusta reagoida kaikkeen, mitä meiltä pyydetään, vaaditaan ja kysellään. Niin minäkin ennen tein. Ensimmäiseksi aamulla otin käsittelyyn sähköpostissa tulleet tehtävät. Sitten tuli lisää sähköpostia ja pari palaveria päälle. Siinä se päivä menikin. Kiire oli koko ajan, mutta illalla tuntui, että olin saanut aikaan aivan vääriä asioita.

On myös ihmisiä, jotka tekevät paljon mutta joilla ei ole koskaan kiire. He ovat päättäneet itse, mitä päivän aikana tekevät ja missä järjestyksessä. Homma on heidän hallinnassaan.

Järjestys alkaa aamusta

Jos teet kuten minä ennen ja aloitat päiväsi sähköpostilla, luiskahdat välittömästi reaktiiviseen mielentilaan. Alat reagoida siihen, mitä sähköpostissa kysytään ja pyydetään, etkä mieti, mitkä tehtävät oikeasti olisivat tärkeitä. Verenpaine kohoaa, hikoiluttaa ja syke kiihtyy koko päiväksi.

Minua auttoi, kun aloin käynnistää aamut toisin. Avaan aina ensimmäiseksi kalenterin ja katson, mitä olen luvannut hoitaa, mikä on tärkeää, missä pitää olla ja mikä on muuttunut. Sen jälkeen teen päiväsuunnitelman eli päätän, mitä ryhdyn tekemään ja missä järjestyksessä. 99 prosentissa aamuista se on jotain muuta kuin sähköpostiin vastaamista.

Toisto opettaa

Muutoksesta tulee kestävä tapa, kun aloittaa pienestä ja toistaa kärsivällisesti. Tutkimusten mukaan uuden tavan oppiminen kestää keskimäärin 66 päivää.

Usein muutos kaatuu siihen, että sitä unohtaa toistaa. Jos siis haluat rauhoittaa päivääsi, aseta ensimmäiseksi sähköposti offline-tilaan: silloin et hairahdu vahingossa. Sitten laita kalenteriin joka arkiaamuksi säännöllinen muistutus: ”Tee päiväsuunnitelma!” Se on ensimmäinen asia, jonka huomaat, kun avaat koneen.

Kun toistat tätä kaksi kuukautta, siitä on suurella todennäköisyydellä tullut tapa.

Häiritsijät hiljaisiksi

Sähköposti, pikaviestimet, kännykät, sosiaaliset mediat… Huomiostamme kilpaillaan koko ajan, ja se on koukuttavaa. Tulee pakonomainen tarve olla koko ajan tavoitettavissa, vaikka harva työ sitä todella vaatii. On tutkittu, että keskeytykset voivat syödä jopa kolmasosan työajasta.

Hyvä keino rauhoittaa työaikaa on panna sähköposti offline-tilaan, pikaviestimet kiinni ja puhelin äänettömälle edes kahdeksi tunniksi päivässä.

Jos ei tee asiakaspalvelua tai päivystä, riittää, että tarkistaa sähköpostit kahdesti päivässä ja vastaa viestiin 12 tunnin sisällä sen saapumisesta. Puheluun ja pikaviestimeen voi vastata kahdessa tunnissa.

Tiimi voi keskittää

Asiakaspalvelutiimillä on muitakin töitä kuin puhelimeen tai sähköpostiin vastaaminen. Ettei päivä menisi säntäilyksi, tiimin kannattaa kokeilla keskittämistä: jokainen tiimin jäsen saa tehdä vaikkapa yhtenä päivänä viikossa pelkkää asiakaspalvelua.

Se tehostaa työtä, koska hyppiminen tehtävästä toiseen kuluttaa aikaa. Kun tehtävä vaihtuu, aivot joutuvat virittäytymään joka kerta uudelleen.

Hyvä keino on varata kalenterista aikablokkeja: tässä kohtaa päivästä teen tuota, tässä tuota. Kiireen tunne vähenee, kun saa keskittyä yhteen tehtävään kerrallaan."

Sampo Sammalisto on 35-vuotias tietokirjailija, filosofian tohtori ja entinen sähköpostiaddikti. Hän alkoi ensin opiskella ja sitten opettaa ajankäytön hallintaa muille riippuvaisille.

Miten sinä hallitset kiirettä? Kerro vinkkisi kommenttikentässä.

Lue myös:

Vahvakin voi uupua työssä

Saku Tuominen: Työajat ovat turhia

Moni palaveri on ajanhukkaa

Potkuista alkaa jotain uutta

Terhi Majasalmi: Nainen, uskalla vaurastua!

Markus Kanerva: Hyppää elämäsi herraksi