Yritysvalmentaja Mirko Häyrinen alkoi kehittää tehokkaiden kokousten menetelmäänsä­ sen jälkeen, kun oli kokenut liian monta turhaa palaveria.
Yritysvalmentaja Mirko Häyrinen alkoi kehittää tehokkaiden kokousten menetelmäänsä­ sen jälkeen, kun oli kokenut liian monta turhaa palaveria.

Turhat ja valmistelemattomat kokoukset tulevat työpaikoille kalliiksi.

Palaverit maksavat maltaita.

Aluksi iso luku: 1,8 miljardia. Näin monta tuntia suomalaiset käyttävät palavereihin joka vuosi.

Sitten toinen: 36 miljardia. Näin monta euroa maksetaan palkkoina pelkistä palaveritunneista.

Valmennan ihmisiä vetämään tehokkaampia palavereita. Valmennettaviltani kuulen, että suuri osa työpaikkojen palavereista on huonoja tai turhia.

Meiltä puuttuu kokousten vetämisen taito. Se käy kalliiksi.

Usein kokous on turha.

Ennen kuin lähtee järjestämään kokousta, on ratkaistava kaksi kysymystä.

Ensinnäkin kokous on tilaisuus, jossa tuotetaan jotain uutta. Tarvitaanko siihen juuri näitä ihmisiä ja heidän läsnäoloaan?

Toiseksi on mietittävä, mikä on konkreettinen tavoite. Mitä pitää olla valmiina, kun tilaisuus on ohi?

Liian moni kokous pidetään tavan vuoksi: näitähän on pidetty samaan aikaan samassa paikassa samalla tavalla jo kymmenen vuotta.

Laitteet kiinni!

Kokous tarkoittaa sitä, että jonkin asian ratkaisemiseksi tarvitaan juuri tämän ryhmän keskittynyttä aikaa. Moni palaveri tehostuisi ja lyhenisi, jos osallistujat pitäisivät elektroniset laitteensa kiinni.

Tutkimukset osoittavat, että työn aloittamisesta kuluu noin 15 minuuttia, ennen kuin tekijä pääsee keskittyneeseen tilaan. Jokaisen keskeytyksen jälkeen aika alkaa alusta. Jos palaveriin osallistuu kymmenen ihmistä ja yksi heistä vastaa kännykkään, hän romuttaa kymmenen ihmisen ajankäytön seuraaviksi 15 minuutiksi. Se tarkoittaa kahta ja puolta tuntia hukattua aikaa.

Tietenkin tällaista keskittymistä voidaan edellyttää vain, jos asia tosiaan vaatii kaikkien osallistujien osaamista ja läsnäoloa.

Mahdoton on mahdotonta.

Jotta kokous onnistuisi, tavoitteiden, ajan ja resurssien pitää olla tasapainossa. Tavoite on kokouksen päämäärä: tässä kokouksessa päätetään nämä asiat. Aika on kokouksen kesto, ja resurssit tarkoittavat osallistujia.

Tavoite, aika ja resurssit muodostavat kolmion. Kun yksi kolmion kulmista lukitaan, muita kulmia pitää säätää. Jos kokouksella esimerkiksi on tietty tavoite, on varmistettava, että aikaa on riittävästi ja paikalla porukka, joka saa päättää.

Moni kokous on etukäteen tuhoon tuomittu: aikaa on puoli tuntia, käsiteltäviä asioita sata, eikä osallistujilla ole valtaa lyödä päätöksiä lukkoon.

Kokouksen vetäjän kuuluu varmistaa aina etukäteen, että onnistumisen edellytykset ovat olemassa. Muuten kokousta on turha pitää.

Hyvä kokous tehdään.

Hyvässä kokouksessa osallistujat tietävät koko ajan, mitä tehdään, miten kauan ja miksi.

Esimerkiksi: ”Keskustelemme aiheesta kymmenen minuuttia. Sitten valitsemme kolme parasta ideaa, joille lähdemme miettimään toteutusta.”

Kuulostaako paremmalta kuin tämä: ”Jutellaan vähän näistä tuloksista. Olisiko teillä ideoita?”

Jotta voi vetää onnistuneen kokouksen, vetäjän on tehtävä kotityöt etukäteen. Vetäjän pitää kertoa, perustella ja aikatauluttaa palaverin jokainen vaihe, sillä hyvä kokous ei tapahdu. Se tehdään.

Miten sinun työpaikkasi kokouksia pitäisi kehittää? Kerro se alla kommenteissa!

Psykologi ja psykoanalyytikko Anna Collander asuu Helsingissä. Anna raivaa yksinololle aikaa aina, kun pystyy.
Psykologi ja psykoanalyytikko Anna Collander asuu Helsingissä. Anna raivaa yksinololle aikaa aina, kun pystyy.

”Jokaisen kannattaa olla välillä hetki sohvalla ja päättää, että nyt kukaan ei saa minua kiinni. Olen vain itseäni varten”, sanoo psykologi Anna Collander.

Yksin kuulee, mitä tuntee.

Kun on yksin, on helpompi saada yhteys itseensä: siihen, mitä haluaa ja mitä ei halua. Yksinoloa tarvitaan myös palautumiseen ja rauhoittumiseen. Joillekin se on perustarve kuten uni ja ruoka.

Jokaisen olisi hyvä osata tehdä yksin kolme asiaa: nukkua, itkeä ja nauttia. Nukkuminen edustaa sitä, että itsensä kanssa on rento ja turvallinen olo, itkeminen taas sitä, että pystyy kannattelemaan omia tunteitaan. Kun on riittävän turvallinen olo ja saa kiinni tunteistaan, on vapaampi nauttimaan elämästä.

Tunteet ovat polttoaineemme ja kompassimme elämässä. Jos ei tiedä, mitä tuntee, elämän mielekkyys häviää. Jos ei tunnista tunteitaan, ei tiedä, mihin suunnata.

Yksinolo ei tunnu aina hyvältä.

Odotamme, että yksinolon pitäisi tuntua aina hyvältä. Jos se ei tunnukaan, ajatellaan, että siinä on jotain väärää. Hyvä yhteys tunteisiin ei ole sama kuin se, että tuntuu hyvältä koko ajan. Ei läheisen ystävänkään seurassa ole hyvä olla vain silloin, kun hänellä on hauskaa kerrottavaa.

”Se, että on tietoinen tunteiden koko kirjosta, on parempi kuin se, että tuntisi aina hyviä asioita.”

On tärkeää ottaa vastaan kaikenlaiset tunteet. Se, että on tietoinen tunteiden koko kirjosta, on parempi kuin se, että tuntisi aina hyviä asioita. Kun harjoittelee yksinoloa, harjoittelee myös hankalien tunteiden kohtaamista. Se on arvokasta.

Yksinolo ei ole itsekästä.

Meillä on yksi ystävä aina mukana. Itsemme. Sitäkin suhdetta kannattaa vaalia, jotta se syventyisi.

Kun huolehtii itsestään, pystyy antamaan enemmän myös muille. Kun on elävä ja rikas suhde itsensä kanssa, pystyy rakentamaan samanlaisia suhteita maailmaan.

Kyky olla yksin ja kyky olla yhdessä ovat yhtä tärkeitä ja vaikeita. On helpompi olla suhteessa, jos osaa olla myös yksin. Jos ei osaa, on hankalasti riippuvainen toisesta. On vaikea pitää kiinni omista rajoistaan.

Yksinolo vaatii opettelua.

Yksinolo on myös tottumiskysymys. Olemme tottuneet siihen, että sosiaalisessa mediassa on viihdykettä ja seuraa koko ajan käden ulottuvilla.

Jos ei ole moneen päivään lainkaan yksin ja ilman kännykkää, kannattaa pysähtyä miettimään, onko yksinolossa jotain, mikä pelottaa.

”Kun huolehtii itsestään, pystyy antamaan enemmän myös muille.”

Monen työssä odotetaan, että ollaan käytettävissä melkein milloin vain. Siksi omaa aikaa on tärkeää oppia arvostamaan ja rajaamaan. Jokaisen kannattaa olla välillä hetki sohvalla ja päättää, että nyt kukaan ei saa minua kiinni. Olen vain itseäni varten.

Jo kymmenen minuuttia aktiivista läsnäoloa voi tehdä ihmeitä.

Älä suorita omaa aikaa.

Kun on yksin, ei tarvitse ajatella, että vedänpä tässä vatsatreenin, kun on aikaa.

Nykyään suositaan erilaisia läsnäolon ja rauhoittumisen tekniikoita, esimerkiksi mindfulnessia, joogaa ja retriittejä. Ne voivat olla hyvä apu yksinolon ilon löytämiseen. Hiljainen hetki kotisohvalla on kuitenkin yhtä arvokas.

Välillä yksinolo voi olla intensiivistä omien tunteiden tutkimista. Välillä väsynyt tyhjyyteen tuijottaminenkin on tärkeää.

Pienet hetket ovat kullanarvoisia: yksin kotona oleilu, luonnossa kävely, bussimatka musiikkia kuunnellen. Pienten lasten vanhempien pitäisi päästä yksin vähintään vessaan.

Juttu on julkaistu Kodin Kuvalehdessä 8/2018.

Maija Mattilasta tuli sittenkin malli, vaikka kaikkien mielestä se ei ollut hänelle sopiva unelma.
Maija Mattilasta tuli sittenkin malli, vaikka kaikkien mielestä se ei ollut hänelle sopiva unelma.

Kaikki eivät tiedä, että vamma ei estä kaverina olemista, unelmien toteuttamista ja omassa kämpässä asumista, sanoo Maija Mattila.

Muista oma unelmasi.

Näin malleja kymmenenvuotiaana, kun katsoin Huippumalli haussa -ohjelmaa. Se näytti niin hienolta, että aloin harjoitella mallikävelyä. Kävelin olohuoneessa ja poseerasin peilin edessä omassa huoneessa ja eteisessä monta vuotta.

Äiti luuli, että se oli leikkimistä. Sitten koulussa piti valita, mitä haluaisi seuraavaksi tehdä. Sanoin, että haluan mennä mallin hommiin.

”Kaikilla ihmisillä pitäisi olla unelmia. Ei ole väliä, onko jokin vamma vai ei.”

Vähän tuli muilta semmoista, että olisiko keittiötyö hyvä tai lastenhoito. Mutta mallin homma on minun juttuni.

Kaikilla ihmisillä pitäisi olla omia unelmia. Ei ole väliä, onko jokin vamma vai ei. Pitää vain harjoitella ja muistaa unelma eikä saa luovuttaa. Olen päässyt malliksi, ja haluaisin kävelemään catwalkille Amerikkaan.

Kannattaa nähdä, että on kaunis.

Se, että olen ruskeaihoinen, tekee minusta kauniin. Ja silmät ja kasvot ja kaikki.

Kaikki ihmiset ovat kauniita. Se kannattaisi itse nähdä. Iloinen ihminen on kauniimpi kuin vihainen. Minua suututtaa, jos joku sanoo käskevällä äänellä. Sanon silloin, että älä viitti!

Muiden ei tarvitse laihduttaa, he ovat silti kauniita. Vain jos haluaa olla malli, pitää laihduttaa niin, että löytyy hyviä vaatteita. En enää syö herkkuja, tai vain silloin tällöin. Tykkään pukea kauniita vaatteita ja näyttää, että olen kaunis. Kameran edessä on kivaa.

Kaverit tekevät onnelliseksi.

Olen toivonut lisää kavereita. Kaverit tekevät onnelliseksi.

”Minun on ollut aika vaikea löytää kavereita. Se liittyy Downin syndroomaan.”

Minun on ollut aika vaikea löytää kavereita. Se liittyy Downin syndroomaan. Olen ihan tosissani yrittänyt, mutta ei ole pyydetty vaikka Facebook-kaveriksi. Kaikki eivät tiedä, että kaverin vamma ei haittaa.

Kaveripiirissä on joskus sanottu ikävästi, että minä en saa kavereita ja joku toinen saa. Tulee paha mieli, jos joku sanoo niin.

Aada ja Pauliina ovat kivoja. Me pystymme juttelemaan asioista, ja meidän jutut ovat hyviä. Me haluamme perustaa yhdessä bändin, sille tulee englanninkielinen nimi. Minä ja Aada laulamme, ja Pauliina säestää.

Rakasta, älä riitele.

Minulla on poikaystävä Ville. Ville on riparikaveri, mutta ei silloin vielä ollut poikaystävä. Ville on hyvä ja ihana, rakastan paljon.

Me käydään leffassa ja Emma-gaalassa, konserteissa. Olen laittanut Villelle illalla viestejä, että hyvää yötä kulta. Tämmöisiä juttuja.

Meille ei tule Villen kanssa riitoja. Jos tulee, me osataan selvittää ne asiat ja tulla toimeen. Ei kannata riidellä, koska on parempi rakastaa.

Yksin ei ole hyvä olla.

Aion joskus perustaa perheen poikaystävän kanssa ja asua yhdessä. Omassa kämpässä teen ruokaa, rentoudun ja katson leffaa. Sisustan afrikkalaisella tyylillä. Isä asuu Afrikassa.

”Ihmisellä on tarkoitus olla kavereita. Kenenkään ihmisen ei ole hyvä olla yksin.”

Asuin vähän aikaa pois äidin luota. Oli tyhmää asua yksin. Haluan asua muiden kanssa. Ihmisellä on tarkoitus olla kavereita. Kenenkään ihmisen ei ole hyvä olla yksin.

Juttu on julkaistu Kodin Kuvalehdessä 7/2018.

Maija Mattila

20-vuotias opiskelija ja malli asuu äidin ja Bella-koiran kanssa Helsingissä. Hän on ollut mallina esimerkiksi Me Naiset -lehden ja Kalevala Korun kampanjoissa ja saanut kansainvälistä huomiota BBC:n haastattelussa. Maija kuuntelee joululauluja läpi vuoden ja laulaa mukana.