Yritysvalmentaja Mirko Häyrinen alkoi kehittää tehokkaiden kokousten menetelmäänsä­ sen jälkeen, kun oli kokenut liian monta turhaa palaveria.
Yritysvalmentaja Mirko Häyrinen alkoi kehittää tehokkaiden kokousten menetelmäänsä­ sen jälkeen, kun oli kokenut liian monta turhaa palaveria.

Turhat ja valmistelemattomat kokoukset tulevat työpaikoille kalliiksi.

Palaverit maksavat maltaita.

Aluksi iso luku: 1,8 miljardia. Näin monta tuntia suomalaiset käyttävät palavereihin joka vuosi.

Sitten toinen: 36 miljardia. Näin monta euroa maksetaan palkkoina pelkistä palaveritunneista.

Valmennan ihmisiä vetämään tehokkaampia palavereita. Valmennettaviltani kuulen, että suuri osa työpaikkojen palavereista on huonoja tai turhia.

Meiltä puuttuu kokousten vetämisen taito. Se käy kalliiksi.

Usein kokous on turha.

Ennen kuin lähtee järjestämään kokousta, on ratkaistava kaksi kysymystä.

Ensinnäkin kokous on tilaisuus, jossa tuotetaan jotain uutta. Tarvitaanko siihen juuri näitä ihmisiä ja heidän läsnäoloaan?

Toiseksi on mietittävä, mikä on konkreettinen tavoite. Mitä pitää olla valmiina, kun tilaisuus on ohi?

Liian moni kokous pidetään tavan vuoksi: näitähän on pidetty samaan aikaan samassa paikassa samalla tavalla jo kymmenen vuotta.

Laitteet kiinni!

Kokous tarkoittaa sitä, että jonkin asian ratkaisemiseksi tarvitaan juuri tämän ryhmän keskittynyttä aikaa. Moni palaveri tehostuisi ja lyhenisi, jos osallistujat pitäisivät elektroniset laitteensa kiinni.

Tutkimukset osoittavat, että työn aloittamisesta kuluu noin 15 minuuttia, ennen kuin tekijä pääsee keskittyneeseen tilaan. Jokaisen keskeytyksen jälkeen aika alkaa alusta. Jos palaveriin osallistuu kymmenen ihmistä ja yksi heistä vastaa kännykkään, hän romuttaa kymmenen ihmisen ajankäytön seuraaviksi 15 minuutiksi. Se tarkoittaa kahta ja puolta tuntia hukattua aikaa.

Tietenkin tällaista keskittymistä voidaan edellyttää vain, jos asia tosiaan vaatii kaikkien osallistujien osaamista ja läsnäoloa.

Mahdoton on mahdotonta.

Jotta kokous onnistuisi, tavoitteiden, ajan ja resurssien pitää olla tasapainossa. Tavoite on kokouksen päämäärä: tässä kokouksessa päätetään nämä asiat. Aika on kokouksen kesto, ja resurssit tarkoittavat osallistujia.

Tavoite, aika ja resurssit muodostavat kolmion. Kun yksi kolmion kulmista lukitaan, muita kulmia pitää säätää. Jos kokouksella esimerkiksi on tietty tavoite, on varmistettava, että aikaa on riittävästi ja paikalla porukka, joka saa päättää.

Moni kokous on etukäteen tuhoon tuomittu: aikaa on puoli tuntia, käsiteltäviä asioita sata, eikä osallistujilla ole valtaa lyödä päätöksiä lukkoon.

Kokouksen vetäjän kuuluu varmistaa aina etukäteen, että onnistumisen edellytykset ovat olemassa. Muuten kokousta on turha pitää.

Hyvä kokous tehdään.

Hyvässä kokouksessa osallistujat tietävät koko ajan, mitä tehdään, miten kauan ja miksi.

Esimerkiksi: ”Keskustelemme aiheesta kymmenen minuuttia. Sitten valitsemme kolme parasta ideaa, joille lähdemme miettimään toteutusta.”

Kuulostaako paremmalta kuin tämä: ”Jutellaan vähän näistä tuloksista. Olisiko teillä ideoita?”

Jotta voi vetää onnistuneen kokouksen, vetäjän on tehtävä kotityöt etukäteen. Vetäjän pitää kertoa, perustella ja aikatauluttaa palaverin jokainen vaihe, sillä hyvä kokous ei tapahdu. Se tehdään.

Miten sinun työpaikkasi kokouksia pitäisi kehittää? Kerro se alla kommenteissa!